تبلیغات
کامپیوتر - حافظه الكترونیكی

در این مقاله، دلایل رشد خدمات چكیده نویسی و نمایه‌سازی، پردازش و حروفچینی الكترونیكی این نوع خدمات، مورد بررسی قرار گرفته و با ارائه آمار انتشارات رو به رشد علوم و تكنولوژی، نتیجه گیری شده است كه ذخیره‌سازی و جستجوی الكترونیكی اطلاعات، در مقایسه با معادلهای چاپی هم از نظر سرعت بازیابی در سطح بالایی قرار دارد، و هم از نظر اقتصادی در مقایسه با چاپ انتشارات معمول، مقرون به صرفه است. روشهایی كه برای جستجوی حافظه‌های الكترونیكی (پایگاههای اطلاعاتی)، از ابتدای پیدایش این صنعت به صورت غیرمستقیم و سپس به شكل مستقیم و با استفاده از استراتژی‌های جستجوی گوناگون معمول بوده، به تفضیل مطالعه شده و به میزان اطلاعات كتاب شناختی و رفرانس ركوردهای ذخیره سازی شده در پایگاههای اطلاعاتی اشاره گردیده است. حاصل این مقاله، نمایانگر این واقعیت آشكار است كه، جهت ارائه خدمات اطلاعاتی مورد نیاز دانشمندان و محققان توسط كتابخانه‌ها در مراكز اطلاع رسانی كشورهای جهان سوم، امروزه وجود سرویسهای جستجوی مستقیم، از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است. بنابراین لازم است كتابخانه‌ها و مراكز اطلاع رسانی این كشورها با توجه به پارامترهایی كه برای برقراری ارتباط مستقیم ON-LINE ارائه گردیده ، هر چه زودتر در این زمینه پیشقدم شوند.
مقدمه:
در ارتباط با حجم و میزان اطلاعات به ثبت رسیده و ذخیره سازی شده در كتابخانه‌ها (البته، به طور نامناسب)، حافظه الكترونیكی در حال حاضر، یك ابزار اساسی و ضروری تلقی می شود. موضوع تحت پوشش حافظه الكترونیكی را عمدتاً، رشته‌های علوم و تكنولوژی تشكیل می‌دهد. در محتوا، حافظه الكترونیكی نقش مدارك ردیف دوم را ایفا می كند. علت این امر، بطور كلی در منشاء آن نهفته است.
در بدو امر، منظور از حافظه الكترونیكی، ایجاد تسهیلات لازم برای چاپ چكیده نامه‌ها و نمایه نامه‌ها بود. از جنگ جهانی دوم به بعد، یكی از مسائل خدمات چكیده نویسی و نمایه‌سازی این بود كه انتشارات علوم و تكنولوژی را سر و سامان بخشیده و آنها را تحت كنترل در آورند. تولید سالانه مقاله‌ها به ترتیب، به این شرح تخمین زده می شود: شیمی 500000، پزشكی 350000، زیست شناسی 350000، فیزیك 85000، مهندسی 85000 و روان شناسی 25000 .
این مقدار اطلاعات، با یك رشد سریع، بیش از توانایی تمام محققان و دانشمندان است كه بتوانند حتی از پیشرفتهای مربوط به رشته های تخصصی خود آگاه گردیده و در جریان اطلاعات موضوعی روز قرار گیرند. نتیجه طبیعی و مسلم این روند، رشد روز افزون و ناگهان خدمات چكیده نویسی و نمایه‌سازی با این هدف بوده است كه دانشمندان را بدون اینكه هر نشریه ای را به طور كامل بررسی كنند، در ردیایی اطلاعات مناسب،و راهنمایی آنان به منابع مربوط به یاری نمایند. از سوی دیگر، گردانندگان خدمات ثانویه، به نوبه خود پردازش این میزان انتشارات و اطلاعات، و نیز چاپ چكیده نامه‌ها و نمایه نامه‌ها را به مراتب پیچیده، گران و پرهزینه دیدند. این وضعیت در دهه 1950 و اوایل دهه 1960 منجر به پذیرش پردازش و حروفچینی كامپیوتری شد.
به اعتقاد "هانری" مسئله چاپ رفرانسها در مجموعه‌ای از چكیده نامه‌ها، آنهم در كوتاه‌ترین زمان و به طور صحیح، مخصوصاً مناسب یك راه حل كامپیوتری است. وقتی كه اطلاعات به فرم الكترونیكی است، فرایند تصحیح و ویراستاری آسان و ساده است، چرا كه اطلاعات بر روی كامپیوتر نگهداری می شود، و می‌توان از طریق صفحه كلیدی كه به كامپیوتر متصل است آن را معین، و در صورت لزوم اصلاح نمود. همچنین، ذخیر ه سازی، شكل دهی، و بازیابی اطلاعات گوناگون چكیده نامه‌ها-به عنوان مثال لیست الفبایی نویسندگان، عناوین موضوعی و كلید واژه‌ها، كدها و طرحهای رده‌بندی و لیستهای دیگر، مثل پروانه‌های ثبت اختراعات، فرمولها و غیره-وقتی كه اطلاعات به فرم الكترونیكی است به مراتب ساده‌تر است. علاوه بر آن، اطلاعات نوارهای مغناطیسی را می توان به چاپگر داده و مستقیما برای تولید برون دادهای چاپی مورد استفاده قرار داد. انواع گوناگون اندازه حروف و فونتها، و طرح بندی و صفحه آرایی متون را تماماً می توان، به وسیله علایمی كه توسط یك برنامه كامپیوتری-كه در آن میان-نوشته می‌شود تولید كرد.
از این رو، نیازها و مسائل اقتصادی مربوط به انتشارات معمول در امر سازماندهی و بازیابی اطلاعات، موجب گردیده است كه اطلاعات كامل كتاب شناختی رفرانسها از یك طرف ماشینی گردیده، و از طرف دیگر، این اطلاعات به وسیله كامپیوتر مورد جستجو قرار گیرد.
اكنون پرسشهای احتمالی، عبارت از آن است كه: اصلا˜ چرا چاپ؟ چرا نباید دیسك یا نوار مغناطیسی را كه اطلاعات بر روی آنها ذخیره می شود، به عنوان فرآورده نهایی بپذیریم؟
لانكاستر Lancaster در خصوص نتیجه احتمالی، شكی باقی نمی‌گذارد. او معتقد است كه ما در زمینه اتوماسیون اطلاعات، در یك مرحله موقتی به سر می بریم. مرحله موقتی، مرحله ای است كه در آن پایگاههای ازاطلاعاتی كامپیوتر،در كنار پایگاههای اطلاعاتی چاپی قرار دارند. كامپیوتر، برای تولید یك نشر چاپی معمول كه به طور سنتی نیز توزیع می‌گردد، مورد استفاده قرار می گیرد. اما، این وضعیت باید تغییر یابد. در زمانی در آینده نزدیك، ما از مرحله تولید الكترونیكی مواد چاپی، به مرحله تولید و پخش الكترونیكی گذر می‌كنیم. این فرایند تكاملی تدریجی، در خصوص تولید انتشارات ردیف اول نیز صادق خواهد بود. اما این سیر تكاملی در زمینه مدارك ردیف اول، چند سالی بعد از رشد و توسعه منابع ردیف دوم صورت خواهد گرفت. به اعتقاد لانكاستر، تا چند سال دیگر، به نظر كاملا״ منطقی می‌رسد كه؛ فرض كنیم ارتباطات رسمی در علوم و تكنولوژی، منحصراً الكترونیكی خواهد بود. و یك حركت اساسی نیز، به سوی ارتباطات غیر رسمی متكی بر حمایتهای ماشینی روی خواهد داد. چنین تغییراتی به نظر می رسد كه به وضوح یك ضرورت اقتصادی است.
شروع به كار پایگاه اطلاعاتی
حال برگردیم به آغاز و ابتدای كار حافظه الكترونیكی و پایگاههای اطلاعاتی قابل خواندن با ماشین. نخستین حركت در این زمینه، مربوط است به كتابخانه ملی پزشكی آمریكا. پایگاه اطلاعاتی این كتابخانه به نام "مدلارز"، عمدتا برای تولید نمایه نامه چاپی "ایندكس مدیكوس" طراحی شد. كارشناسان علم اطلاعات، مد لارز را به عنوان (نخستین طرحی توصیف می‌كنند كه در یك محیط تولیدی بزرگ، برای حروفچینی فیلمی تحت كنترل كامپیوتر، مورد استفاده قرار گرفت). برای حروفچینی فیلمی ایندكس مدیكوس، لازم بود كه ركوردهای كتاب شناختی آثار و مقاله ها به فرم قابل خواندن با ماشین در آیند. با انجام این كار، نه تنها تولید نمایه نامه های چاپی، بلكه جستجوهای گذشته نگر Retrospective Search و خدمات اشاعه اطلاعات گزیده "Selective dissemination of "information SDI نیز امكان پذیر بود. مدلارز در سال 1964 به مرحله اجرا درآمد. با راه‌اندازی مدلارز، می توان گفت كه تكنولوژی اطلاعاتی آغاز شده بود.
سیستمهای مستقیم و غیرمستقیم
جستجوهای گذشته نگر و خدمات اشاعه اطلاعات گزیده مد لارز به صورت غیرمستقیم (OFF-LINE) انجام می‌گرفت-یعنی روشی كه برای جستجو به كار می رفت، عبارت از ساخت پروفایل موضوعی، به فرم قابل خواندن با ماشین بود و ركوردهایی كه با علایق پروفایلهای بخصوص مطابقت داشت، چاپ و سپس برای افراد یا سازمانهای ذیربط ارسال می‌گردید. جستجوی گروهی و دسته‌ای، اكنون نیز، به ویژه برای خدمات آگاهی رسانی جاری مورد استفاده قرار می‌گیرد، و از آنجا كه پروفایهای موضوعی زیادی را می‌توان در یك جستجوی واحد تطبیق داد، هزینه‌های استفاده بسیار كمتر می‌شود.
روشهای گروهی و دسته‌ای برای جستجوی گذشته نگر رضایت بخش نیست؛ زیرا وقتی ذخیره نوار زیاد شده و رشد پیدا می كند، انجام جستجوی كامپیوتری طولانی، به استثای تعدادی از جستجوهایی كه می‌توان آنها را با یكدیگر انجام داد، وقت گیر و غیراقتصادی است. عیب دیگر جستجوی گروهی و دسته‌ای آن است كه، جستجوگر نمی تواند استراتژی جستجوی خود را در خلال تجسس اصلاح كند. اگر رفرانسهای بازیابی شده رضایت بخش نباشند، لازم است پروفایل استفاده كننده اصلاح گردد. در چنین حالتی از عملیات، در تحصیل اطلاعات تاءخیر روی می دهد.
بنابراین مرحله بعدی توسعه، تبدیل سیستمها از غیرمستقیم به مستقیم –یعنی "ON-LINE" بود. روشن است كه سیستمهای غیرمستقیم برای جستجوی گذشته نگر (لیكن الزاما˜ نه برای اشاعه اطلاعات گزیده) دارای معایب مهمی است. زمان پاسخ برای هر فرد، به ویژه برای استفاده كننده‌ای كه در یك پروژه نسبتا طولانی فعالیت می كند. ممكن است رضایت بخش نباشد، سیستم از هیچ نوع توانایی برای جستجوی اتفاقی مدرك (Browsing) برخوردار نیست. در تهیه استراتژی جستجو، جستجوگر بدون اینكه قادر به توسعه استراتژی به صورت محاوره‌ای بوده باشد. كوركورانه عمل می‌كند و بالاخره، استفاده كننده واقعی سیستم (یعنی فردی كه نیازهای اطلاعاتی دارد)، قادر به انجام جستجوهای خود نبوده، و لازم است این مسوءولیت را به یك متخصص اطلاعات كه با چگونگی سوءال كردن از سیستم آشناست، تفویض كند. سیستمهای "مستقیم" دارای هیچ یك از معایب بالا نیست. در یك سیستم "مستقیم"، استفاده كننده، در ارتباط مستقیم با پایگاه اطلاعاتی و كامپیوتری‌ای قرار دارد كه استفاده از آن را ترجیح می‌دهد. ارتباط توسط ترمینالی كه به وسیله خطوط ارتباطی به یك كامپیوتر متصل است، انجام می گیرد. از آنجا كه این خطوط ارتباطی، می تواند خطوط ارتباطی معمولی باشد، ترمینال را می‌توان از نظر فیزیكی در مسافتهای دور-مثلا˜ چندین كیلومتر دور تر از كامپیوتر-قرار داد. از طریق اشتراك زمانی-(Time sharing) یك سیستم "مستقیم". می‌تواند چندین استفاده كننده را به طور همزمان سرویس دهد. دستیابی به پاسخ، در یك سیستم "مستقیم" فوری و بلادرنگ است. یعنی، سیستم "مستقیم" می تواند به استفاده كننده، خیلی سریع-مثلا˜ در عرض پنج ثانیه یا كمتر- پاسخ دهد. بدین ترتیب، سیستمهای "مستقیم" را می‌توان برای جستجوهایی كه استفاده كنندگان به اطلاعات احتیاج فوری دارند به كاربرد (مثل پزشكی كه در ارتباط با یك مسئله فوری كلینیكی، به اطلاعات احتیاج دارد.) در حالی كه سیستمهای غیرمستقیم در واقع، فقط موقعی برای استفاده كنندگان ارزش دارد كه زمان پاسخ برای او به نسبت اهمیت كمتری دارد. علاوه بر آن، جستجوگر در سیستم "مستقیم" می تواند مستقیما با پایگاه اطلاعاتی محاوره كند و استراتژی جستجو را در خلال جستجو تحت قاعده در آورد. اشتباهات تجسسی در یك سیستم "مستقیم" اهمیت زیادی ندارد؛ زیرا این اشتباهات را می‌توان به سرعت تعیین و اصلاح نمود. بالاخره، از آنجا كه امكان استفاده از ترمینالها به تعداد كافی وجود دارد، سیستمهای "مستقیم" را می‌توان بدون روش تفویض مورد استفاده قرار داد. یعنی، محققان و دانشمندان كه به اطلاعات احتیاج فوری دارند، در صورت علاقه می‌توانند جستجوی خود را شخصا انجام دهند. این یك مزیت مهم است. یكی از مسائل عمده سیستمهای غیرمستقیم، آن است كه استفاده كننده ممكن است نتواند، آنچه را كه بدان احتیاج دارد، برای متخصص اطلاعات به وضوح شرح دهد، یا متخصص اطلاعات ممكن است در خواست استفاده كننده را به گونه‌ای نادرست تفسیر كند.
پایگاههای اطلاعاتی كتاب شناختی "مستقیم"
تجربه با پایگاه اطلاعاتی "مستقیم"، در اوایل دهه 1960 خصوصا در انستیتو تكنولوژی ماساچوست (MIT) آغاز شد و اواخر دهه 1960، شاهد رشد و توسعه تعدادی سیستمهای مهم، از جمله دیالوگ DIALOG بود. در سال 1971، كتابخانه ملی پزشكی آمریكا نسخه "مستقیم" مدلارز یعنی "مدلاین" را به مرحله اجرا درآورد. تبدیل "مدلارز" به "مدلاین" استفاده از این پایگاه اطلاعاتی در ایالت متحده را از 20000 جستجو در سال به 20000 جستجو در ماه افزایش داد. درست مانند پایگاه اطلاعاتی مدلارز/مدلاین كه از یك سیستم انتشاراتی ناشی گردیده و برای تولید نمایه نامه چاپی طراحی شده است، اكثر پایگاههای اطلاعاتی كامپیوتری نیز، از این خصیصه برخوردار می باشند. راهنمای پایگاههای اطلاعاتی كتاب شناختی كه توسط "هال" و "براون" گردآوری شده است، به 200 مورد از این نوع اشاره می‌كند. این گردآورندگان، در مقدمه این راهنما یك پروفایل آماری از این بخش از حافظه الكتریكی را ارائه می‌دهند.
"هال" و "براون" محاسبه می‌كنند كه (مجموعه ذخیره مستقیم در سال 1981، 70 میلیون رفرانس بود كه سالانه در حدود 10 میلیون رفرانس نیز بدان افزوده می‌شود. هر چند كه در میان پایگاههای اطلاعاتی، تكرار و تداخل وجود دارد، آنها تخمین می زنند كه در حدود 40 میلیون رفرانس بی مانند قابل تجسس "مستقیم" وجود دارد كه سالانه 6 میلیون رفرانس بی مانند دیگر نیز، بر این مجموعه اضافه می‌گردد).
نرخ رشد رفرانسها از سال 1968 به این طرف جالب و قابل دقت است. تعداد رفرانسها در سال 1968 كمتر از 25000، در سال 1972، 3 میلیون و در سال 1976، 24 میلیون بود.
"هال"و "براوان" به عنوان بخشی از پروفایل آماری پایگاههای اطلاعاتی كتاب شناختی "مستقیم" تعداد رفرانسها را به این شرح گزارش می دهند: علوم عملی (34 میلیون)، علوم محض (22 میلیون)، پزشكی (10 میلیون)، كشاورزی (5 میلیون)، علوم اجتماعی و آموزش و پرورش (4 میلیون) فلسفه و روان شناسی (635000)، ادیان و الهیات (50000)، زبان شناسی و زبانها (300000)، هنرها و موسیقی (220000) ادبیات (300000) و تاریخ و جغرافیا و زندگی نامه (380000) رفرانس است.
البته صنعت پایگاه اطلاعاتی "مستقیم" مانند صنعت نشر معمول، جنبه تجارتی دارد. دسترسی "مستقیم" به پایگاههای اطلاعاتی از طریق تهیه كنندگان "مستقیم" انجام می‌گیرد: سازمانهایی كه پایگاههای اطلاعاتی را براساس موافقت نامه‌های منعقده، از تولیدكنندگان خریداری یا اجاره كرده، آنها را بر روی تسهیلات كامپیوتری خود اجرا می كنند. در آمریكا سه سرویس جستجوی عمده وجود دارد كه اطلاعلات را به صورت "مستقیم" عرضه می كنند.
Lockheed
System Development Corporation
Bibliographic retrieval services

در انگلستان INFOLINE, BLAISE و در فرانسه نیز QUESTEL از تهیه كنندگان عمده‌ا‌ند. در اروپا به طور سرویس جستجوی دیالوگ كه در كالیفرنیا واقع است، یكی از بزرگ ترین تهیه كنندگان "مستقیم" در جهان است. دیالوگ، در سال 1969 با یك پایگاه اطلاعاتی واحد راه اندازی شد. در سال 1970 تعداد پایگاههای اطلاعاتی آن به 5 و در سال 1975 به 30 پایگاه اطلاعاتی افزایش یافت. اكنون دیالوگ، دارای بیش از صدها پایگاه اطلاعاتی است كه، حاوی بیش از 100 میلیون ركورد است. این سرویس، نه تنها رفرانسهای مربوط به بیش از 60000 مجله را در بیش از 40 زبان تهیه می‌كند، بلكه دستیابی به گزارشهای فنی، پایان نامه‌ها، پروانه‌های ثبت اختراعات، مقاله‌های كنفرانسها، كتابها، كتاب شناسیها، جزوات، روزنامه‌ها و اسناد قانون گذاری را امكان پذیر می‌سازد. از دیالوگ، در ایام هفته به استثنای روزهای تعطیل، در بسیاری از كشورهای جهان از جمله ایران، می‌توان به مدت 22 ساعت استفاده كرد.
سرویس BLAISE كه عمده‌ترین تهیه كننده "مستقیم" در انگلستان است، در آوریل سال 1977 شروع به كار كرد. این سرویس، از آن جهت حائز اهمیت است كه خدمات بازیابی اطلاعات مستقیم را (با استفاده از پایگاههای اطلاعاتی كتابخانه ملی پزشكی امریكا و انستیتو ملی سرطان امریكا) با خدمات فهرست نویسی (كه مبتنی بر ركوردهای مارك است) در هم آمیخته است. سرویس BLAISE از طریق كامپیوترهایی كه در (Essex) Harlow واقع است، از دوشنبه تا جمعه در خلال ساعات معمولی اداری، سرویس می دهد.
سیستم BLSISE مانند INFOLINE یكی از میزبانهایی است كه از طریق Euronet DIANE نخستین شبكه دستیابی "مستقیم" به اطلاعات در اروپا، قابل استفاده است. شبكه Euronet در 9 كشور اروپایی از آخرین تكنولوژی های Packet Switching استفاده می‌كند و تعرفه آن، از نرخهای موجود بین المللی كمتر است، زیرا این تعرفه، فقط مبتنی است بر حجم و زمان، و به مسافت بستگی ندارد. شبكه Diane نامی است كه تحت آن، میزبانهای اروپایی (در حال حاضر 23 میزبان) جمع گردیده، و با حفظ استقلال تجاری خود و به طور آزاد در زمینه استفاده و استفاده كنندگان رقابت می كنند.
اصول جستجوهای "مستقیم"
اصول جستجوی "مستقیم" آسان است و به قدر كافی در تعداد رو به رشدی از راهنماها و دستوالعملهای موجود، مورد بحث قرار گرفته است.
جستجو براساس تطبیق اصطلاحات تجسسی و اصطلاحات ذخیره شده در شرح و توصیف مقاله‌های نشریات ادواری انجام می‌گیرد. این اصطلاحات، ممكن است عباراتی مانند Information Retrieval و یا كلماتی مانند Information یا Retrieval باشند. به علاوه، روشهایی وجود دارد كه مجهولات را معلوم نموده و تجسس می‌كند. برای مثال، جستجوی Comput تطبیق با تمام عباراتی را كه با شش حرف آغاز می شود، انجام می دهد. مثل: Computer systems, Computer, Computing Computable, Computation Computer-aided design, و غیره. همچنین On*line تطبیق را با مفاهیمی مانند: Online on-line و Online انجام خواهد داد. در بعضی از سیستمها، به ویژه در سیستمهای با هوش، روشهایی وجود دارد كه تطبیق بخش، یا جزئی از یك واژه را كه خصوصا˜ برای نامهای شیمیایی مفید است، امكان پذیر می سازد.
جستجوها ممكن است از نوع سیستمهای FTX و یا با استفاده از ابزارهای كنترل واژگان، مانند اصطلاح نامه صورت پذیرد. جستجوی FTX تجسس به زبان طبیعی است و یكی از روشهای به اصطلاح آسان یا User-friendly است. در این نوع جستجو، آنچه كه استفاده كننده لازم است انجام دهد، آن است كه صرفا˜ اصطلاح تجسسی را به پایگاه اطلاعاتی وارد می‌كند. در اینجا، لازم نیست از واژگان كنترل شده استفاده شود. حتی اصطلاح تجسسی لازم نیست با یك فرمان، مثلا Find به كار رود. اصطلاح تجسسی فقط در چكیده وجود دارد؛ ولی این هم تفاوتی نمی‌كند. ركوردهای مناسب، قطع نظر از اینكه اصطلاح تجسسی در كجا قرار دارد، بازیابی می شود.
برای جستجوهای FTX مزایای زیادی وجود دارد، اما در موقعیتهای بسیاری نیز، بهتر است از واژگان كنترل شده استفاده گردد. هدف تمام ابزارهای كنترل واژگان، اعم از اینكه سر عنوانهای موضوعی، اصطلاح نامه ها، یا طرحهای رده بندی بخصوصی باشند، عبارت از فراهم آوردن امكانات تخصصی خاص‌تر، و به حداقل رسانیدن ابهام در برخورد با مسائلی از نوع مترادفها است. عیب عمده سیستم واژگان كنترل شده، هزینه ایجاد و نگهداری مجموعه‌ای از اصطلاحها، و هزینه‌هایی است كه به دروندهی اصطلاحات در مرحله درونداد مربوط می‌شود. این پرسش كه، آیا از واژگان كنترل شده استفاده گردد یا نه، احتیاج به این دارد كه این موضوع، در مرحله تاءسیس پایگاه اطلاعاتی مورد بحث قرار گرفته باشد. برای فایق آمدن بر دقت و كوشش مصروف و هزینه ایجاد و نگهداری اصطلاح نامه‌ها، شاید استفاده از بعضی از اصطلاح نامه‌ها یا سر عنوانهای موضوعی موجود در سایر سازمانها-مانند "Mesh" مربوط به كتابخانه ملی پزشكی آمریكا، و "اصطلاح نامه اصطلاحات مهندسی و علمی "مربوط به وزارت دفاع آمریكا-مفید باشد. البته، بسته های نرم افزاری فراوانی نیز وجود دارد كه هدف آنها، نه تنها ارائه نظام كاملا˜ یكپارچه ذخیره‌سازی و بازیابی اطلاعات به طور "مستقیم" ؛ بلكه تهیه اصطلاح نامه و نیز انجام خدمات اشاعه اطلاعات گزیده است. بسته‌های نرم افزاری CAIRS, ASSASSIN, ADILIB از آن جمله است. در راه اندازی پایگاه اطلاعاتی، چنانچه استفاده از واژگان كنترل شده، مبنای فعالیت سیستم قرار گیرد. توجه به دروندهی اطلاعات به طور یكدست و صحیح، بسیار ضروری است. یكی از راه های حفظ یكدستی، نگهداری فایلی از ركوردهای مستند است. موضوعها و واژه‌هایی كه از ركوردهای جدید به سیستم وارد می‌شود، با فایل مستند تطبیق می گردد، تا یكدستی حاصل شود و فقط یك شكل از اسم یا موضوع مورد استفاده قرار گیرد. برای حفظ یكدستی و یكپارچگی تمام ركوردها، لازم است كه فایل مستند، بهنگام و روز آمد نگهداری شود.
در جستجوهای "مستقیم" معمول این است كه جستجو با حضور استفاده كننده (كه دارای تخصص موضوعی است) و كتابدار (كه دارای تجریه استفاده از سیستمهای "مستقیم" است) انجام پذیرد. در این زمینه، كتابچه دیالوگ، یك كتابد ار آموزش دیده را بهترین انتخاب برای انجام جستجوهای اطلاعاتی می داند.
هزینه جستجوهای "مستقیم"
هزینه هر نوع جستجوی اطلاعاتی در هر شكلی، همیشه حائز اهمیت است. در جستجوی "مستقیم"؛ پایگاه اطلاعاتی هزینه خدمات را به آسانی مشخص می كند. در مقابل، محاسبه هزینه‌های خدماتی یك كتابخانه معمول، بر روی هم از نظر تقسیم هزینه ها جهت هر یك از استفاده كنندگان، بسیار مشكل و وقت گیر است و مستلزم انجام محاسبه در پرداختها، خرید مجموعه‌ها، تجهیزات، مواد مصرفی و خدماتی و بسیاری از موارد دیگر است.
هزینه جستجوهای "مستقیم"، شامل هزینه های مربوط به پایگاه اطلاعاتی، ارتباطات از راه دور، و هزینه‌های مربوط به چاپ رفرانسها است. راهنماها و دست نامه‌های هر یك از سرویسهای جستجوگر میزان هزینه‌ها را به وضوح روشن می سازد (میزان هزینه‌ها در سالهای گوناگون متفاوت است. مثلا˜ در اوایل دهه 1980 یك جستجوی ده دقیقه‌ای بین 8 تا 15 دلار هزینه بر می‌داشت)2.
نتایج یك بررسی به عمل آمده در انگلستان، نشان می‌دهد كه (هزینه جستجوهای مستقیم برای استفاده كنندگان انگلیسی از سرویس دیالوگ (هم هزینه‌های پایگاه اطلاعاتی و هم هزینه‌های مربوط به ارتباطات از راه دور، به استثنای هزینه‌های پرسنلی) 75 پوند در هر ساعت، و سرویس BLAISE 40 پوند در هر ساعت بود. به عنوان یك قاعده، اكثر استفاده كنندگان انگلیسی برای هر دقیقه یك پوند و به طور متوسط برای سرویسهای جستجوگر موجود در منطقه رقمی بین 20 تا 30 پوند را هزینه می كنند.
درایران، كتابخانه منطقه‌ای علوم و تكنولوژی شیراز كه به سرویسهای جستجوگر مهم دنیا، از جمله دیالوگ دسترسی دارد، هر دلار هزینه جستجو را حدود 1000 ریال محاسبه می كند. كتابخانه منطقه‌ای علوم وتكنولوژی شیراز برای هر دلار 600 ریال سوبسید می‌دهد و هزینه ارتباطات از راه دور و هزینه‌های پرسنلی را به حساب نمی آورد.
با وجود امتیازات فراوانی كه برای جستجوهای "مستقیم" وجود دارد، تجربه این كتابخانه نشان می‌دهد كه استفاده كنندگان ایرانی ترجیح می دهند كه، استفاده از این سرویس اطلاعاتی رایگان باشد. موضوع پرداخت هزینه برای مصرف كنندگان اطلاعات در حال حاضر یك مسئله عمده است. البته دانشگاه شیراز مسئله دستیابی به خدمات "مستقیم" را در خصوص طرحهای تحقیقاتی مصوب اعضا هیئت علمی و پایان نامه‌های دانشجویان دوره‌های عالی، با تخصیص اعتبار ویژه حل كرده است. با این همه، بیشتر استفاده كنندگان، چه در سطح دانشگاه شیراز و چه در سطح كشور، هنوز پرداخت هزینه استفاده را در مقابل دریافت اطلاعاتی كه میزان مناسب، بهنگام بودن، و درستی آن در یك سطح بسیار بالا قرار دارد، نپذیرفته‌اند.
مزایای خدمات جستجوی "مستقیم"
در حالی كه هزینه خدمات جستجوی "مستقیم" قابل تامل است، درباره كارایی این نوع خدمات اتفاق نظر كامل وجود دارد. مزایای عمده خدمات جستجوی "مستقیم" به قرار زیر است: 1-دسترسی آسان و سریع به پایگاههای اطلاعاتی گوناگون كه بسیاری از آنها ممكن است به طور محلی در دسترس نباشد.
2-دسترسی "مستقیم" به اطلاعات پیرامون افراد، سازمانها فرآورده ها، خدمات، موضوعها، داده‌ها و غیره.
3-دستیابی به بعضی پایگاههای اطلاعاتی كه برای آنها معادل چاپی وجود ندارد.
4-انجام جستجوگرهای گذشته نگر، تهیه كتاب‌شناسیها و فهرستهایی از ارجاعات یا ركوردها.
5-انجام خدمات اشاعه اطلاعات گزیده برای افراد و سازمانها.
6-انجام جستجوهای سریع‌تر، كامل‌تر و كارآمدتر در مقایسه با روشهای سنتی چاپی.
برقراری خدمات اطلاعاتی "مستقیم":چرا"مستقیم"؟
برای بعضی از افراد، استفاده از شیوه‌های سنتی و شاید در صورت ضرورت، استفاده از خدمات تجارتی "مستقیم" از طریق واسطه‌ها، معقول به نظر می رسد. مسئله آن است كه آیا این همه هزینه خرید تجهیزات خاص، هزینه تربیت كاركنان، و هزینه راه اندازی سرویس با ارزش است؟ چهار شیوه برای بررسی این موارد وجود دارد:
الف) اطلاعات: سرویسهای اطلاعاتی "مستقیم" اكنون اطلاعات یا ارجاعات مربوط به اطلاعات را كه از هیچ منبع دیگری قابل دسترسی نیست و یا به سختی از جاهای دیگر به دست می آیند فراهم می آورند. سرویسهای جستجوهای "مستقیم"، كلیه دستیابی به ده‌ها میلیون مقاله، ركورد، و اسناد در زمینه‌های مختلف موضوعی به حساب می آیند. نظامهای موجود، در حال حاضر دسترسی به نیمی از نوشته‌های علمی و فنی منتشر شده را (بیش از یكصد میلیون ركورد) امكان پذیر می‌سازند. آیا با دستیابی‌های محدودی كه در كشور با آن رو به رو هستیم، می توانیم به چنین اطلاعات گسترده‌ای دسترسی پیدا كنیم؟ ب) فرایند جستجو: خدمات جستجوی "مستقیم"، به طور موثر می تواند ده‌ها میلیون رفرانس یا داده را در عرض چند دقیقه، با استفاده از استراتژی‌های جستجوگر، مورد بررسی قرار داده و موارد مناسب و یا مورد علاقه را نشان دهد. این مهم، از هر طریق دیگر، عملی دشوار و خسته كننده خواهد بود. با این وضعیت، آیا هنوز هم می‌توان به روشهای سنتی كند، یعنی جستجو در تعداد بی‌شماری از نمایه نامه‌های چاپی، تاكید كرد؟
ج)رقابت: تحقیق و توسعه در كشورهای پیشرفته، خدمات جستجوگر خود را در اختیار دارد. آیا ما می‌توانیم پیشرفت علوم و تكنولوژی را انحصارا در دست كشورهای پیشرفته ببینیم؟
د) فرایند تكاملی: مسلم این است كه ما وارد عصر جدیدی از اطلاعات شده ایم. خدمات، رشد پیدا می‌كنند و بیش از پیش پیچیده و در عین حال موءثرتر و كارآمدتر می شوند. طریقی كه افراد به اطلاعات دسترسی می یابند و آن را مورد استفاده قرار می دهند، بخشی از طریقی است كه آنها به كار می‌برند. و تكنیكهای جدید را نمی‌توان یك شبكه و به سرعت پذیرفت. بنابراین، آیا لازم نیست كه حركتی همگام و تكاملی و هماهنگ با این پیشرفت داشته باشیم؟
هر كتابخانه یا سازمانی، باید به این سئوالات پاسخ دهد. بعضی از كتابخانه‌ها، به ویژه كتابخانه‌های كوچك‌تر، به خاطر ماهیت كار خود ممكن است بدون دسترسی به خدمات "مستقیم" به حیات علمی و فرهنگی خود ادامه دهند؛ اما برای بسیاری از كتابخانه‌های بزرگتر، مسئله "مستقیم" مسئله‌ای است كه از نظر زمانی با امروز و فردا سر و كار دارد.
ارتباط "مستقیم" چگونه حاصل می شود؟
اجزای راه اندازی یك سیستم "مستقیم"، مشتمل است بر: تجهیزات، نرم افزار، ارتباطات از راه و حصول توافق با میزبانها، مفهوم این عبارت آن است كه پیش از برقراری ارتباط "مستقیم" باید:
یك) نسبت به انتخاب، سفارش یا خرید و نصب تجهیزات و آموزش عملیات (ترمینالها، یا میكرو كامپیوترها، چاپگرها، و احتمالا نرم افزارها) توجه شود.
دو) نسبت به انتخاب، كاربرد، و نصب خط تلفن، خطوط خاص، شبكه ها و نیز خرید "آكوستیك كوپلر" و "مردم" توجه خاص مبذول گردد. در این بخش، لازم است توجه شما را نسبت به عقد قرار داد با میزبان جلب كنیم. استفاده كنندگان یا مشتریان احتمالی، معمولا˜ فرمی را دریافت و برای هر یك از میزبانها كه دستیابی بدان مورد احتیاج است، آن فرم را تكمیل می‌كنند. فرم درخواست، اساس قرار داد میان دو طرف را تشكیل می‌دهد. این فرم، محدودیتهای سرویس و شرایط استفاده-از جمله قبول شرایط پایگاههای گوناگون –را توصیف می‌كنند. معمولا قرار داد، شامل هر نوع تغییراتی می‌شود كه میزبان ممكن است هر از گاهی اعمال نماید. اگر معلوم نباشد برای شروع كار كدام میزبان مناسب و بهتر است، و یا میزبان بهتری در نظر باشد كه می‌توان بر خدمات موجود علاوه كرد، باید به راهنماییهای افراد یا موءسساتی كه مسائل مشابه را حل كرده‌اند، توجه نمود. در زمینه پرداخت هزینه‌ها، باید مراقبت خاص نمود: مثلا˜ گذاشتن سپرده، حداقل هزینه، و تخفیفهای ارائه شده. به هر حال در این زمینه، شایسته است با سرویسی شروع كنید كه بیشترین استفاده را از آن انتظار دارید.